Bạn đang xem: Cách làm mail merge trong word 2003
Nếu lúc môn tin học văn phòng hoặc học chứng chỉ tin học văn phòng và công sở thì chức năng này cũng luôn luôn có với cũng thường xuất hiện thêm trong các bài thi. Cho dù mail merge không thật khó nhưng lại nếu new làm quen thuộc thì cũng trở thành có những khó khăn nhất định, đặc biệt là phần chèn ngôi trường vào từ tệp tin data thường xuyên là tệp tin excel.1. Mail merge là gì?Mail merge dịch quý phái tiếng Việt bao gồm nghĩa dễ dàng là trộn thư là 1 tính năng cải thiện trong word, giúp cho bạn tạo ra rất nhiều mẫu giấy mời, bìa thư, nhãn... Với số đông danh sách tài liệu có sẵn.Xem thêm: Review Nước Hoa Hồng Dickinson Dự Kiến “Gây Sốt” Trên Thị Trường Năm 2021
2. Tại sao phải mail merge?Ví dụ khi 1 trường hòa hợp muốn tạo thành các giấy mời họp phụ huynh đến học sinh. Nếu trước kia chưa có word và máy tính thì bọn họ sẽ thường in đông đảo mẫu thư sẵn, kế tiếp dùng cây viết để điền từng trường, tên học sinh, tên phụ huynh, lớp,... Siêu tốn thời hạn và công sức. Hoặc bao gồm cả nếu có word rồi mà bạn không dùng mail merge. Cứ copy paste từng trường vào trong giấy tờ mời thì thời hạn cũng rất nhiều mà chưa dĩ nhiên đã đầy đủ. Thay chính vì thế bạn chỉ cần tạo 1 mẫu thư mời, sau đó mail merge để word tự tạo ra giấy mời cho chính mình từng tín đồ bạn chỉ việc in ra mà không cần chỉnh sửa thêm thông tin gì.3. Hướng dẫn cách thực hiện Mail merge để trộn thưVí dụ dễ dàng nắm bắt ở trên đây mình có một mẫu thư mời gồm các thông tin về: tên, địa chỉ, số điện thoại, năm sinh
Với tài liệu có sẵn bên file excel gồm list trường như sau. Cột giới tính thay bởi vì để phái nam và người vợ thì bản thân để luôn luôn là ông với bà nhằm chèn luôn luôn vào phần thư mời
Chúng ta sẽ bước đầu tiến hành trộn thư để tạo thành các giấy mời từ danh sách đã cho bằng cách vào tab Mailings chọn Start Mail Merge --> Step-by-step Mail Merge WizardĐổi cùng với word 2003 bạn vào: Tools --> Letters & Mailing --> Mail Merge...
Chúng ta sẽ có 5 lựa chọnLetters: Thư, thư mờiEmail messenger: lời nhắn emailEnvelopes: Bìa thư, phong bìLabels: Nhãn, nhãn vởDirectory: Danh mục, thư mụcTùy vào nhu cầu các bạn sẽ chọn tài năng tương ứng, thường chạm chán nhất vẫn luôn là Letters thư mời --> nhấn Next Starting Document
Tiếp tục chúng ta sẽ gồm 3 lựa chọnUse the current ducument: sử dụng văn phiên bản hiện tạiStart from a template: bắt đầu 1 bạn dạng mẫuStart from existing document: bắt đầu từ 1 văn phiên bản có sẵn mà chúng ta chưa mở lênChúng ta đã gồm sẵn mẫu mã thư mời và đang mở lên rồi phải sẽ lựa chọn option 1 cùng nhấn Next
Bước này họ sẽ lựa chọn dữ liệu đề chèn vào trong tệp tin word theo từng row. Bọn họ cũng có 3 lựa chọnUse an existing list: Sử dụng list có sẵnSelect from Outlook Contact: Sử dụng list trên OutlookType a new list: tạo thành danh sách mớiThông thường thì họ đã gồm sẵn list rồi và thường thực hiện file excel làm danh sách, các bạn chọn Options 1 và nhấp vào Browse để tìm tới file danh sách và mở lên vì chưng dụ mình ở 1 file hiendai.edu.vn.xlsx
Trong file excel gồm thể có tương đối nhiều sheet, các bạn chọn đúng sheet đựng dữ liệu, ví dụ của bản thân ở đấy là sheet DanhSachKhachMoi
Chúng ta sẽ có 1 danh sách khách hàng mời, phần option họ cũng có 1 số lựa chọnSort: sắp xếp lại dữ liệu khách mời theo trường nào đó, tùy vào những trường hợpFilter: thanh lọc ra đa số danh sách quan trọng trong list dàiFind duplicates: tra cứu những dữ liệu giống nhau để xóa điValidate adress: chứng thực địa chỉthông thường bọn họ sử dụng chức năng sort, tiếp nối là filter để lọc lại tài liệu cần thiết
Ví dụ ở chỗ này mình lọc thử tài liệu chỉ mời hầu hết khách nam nữ là Nam và năm sinh lớn hơn hoặc = 1975
Và xem thử kết quả xem nhé, nếu ưng ý nhấn OK, nếu như bạn không ý muốn lọc nữa thì nhấn Clear All để xóa không còn lọc và trở về danh sách khoác định ban đầu. Tôi chỉ làm demo cho các bạn thôi.Lưu ý thêm một phần nữa là khi tạo file list trong excel các bạn cần tạo dữ liệu ngay từ mẫu 1, không để trống những dòng nghỉ ngơi trên và dưới của dữ liệu, ví dụ file của mình mình có để trống dữ liệu ở dưới yêu cầu mặc định nó sẽ tạo thêm mấy ngôi trường nữa. Bắt buộc xóa đi để tránh câu hỏi trộn thư chấm dứt nó sẽ ra một số trong những thư mời trống.
Cụ thể là các bạn click trỏ con chuột vào vị trí nên chèn những trường tương xứng rồi chọn trong list Database Fields và InsertVí dụ sống đây bạn muốn mới dạng: Kính mời ông Lê Văn B thì mình vẫn chèn ngôi trường giới tính sau đó cách ra chèn 1 trường chúng ta tên, tựa như trường add thì mang ở fields địa chỉ. Ố điện thoại thông minh chèn trường số điện thoại, Năm sinh rước từ trường năm sinh
Sau khi chèn hết họ sẽ gồm dạng như sau. Dấn Next để word bước đầu trộn thư, thực ra tới bước nhấn Next này bắt đầu gọi chính là là hành vi Mail Merge
Sau lúc trộn thư xong bạn có thể xem trước kết quả bằng cách click vào các mũi thương hiệu trước sau để xem kết quả, bạn nên xem coi vẫn đúng với yêu thương cầu các bước hoặc việc đặt ra chưa xuất hiện chèn không đúng trường làm sao không. Nếu như sai thì dấn Previos để sửa đổi lại
Và họ đã xong xuôi việc trộn thư, bây giờ các bạn sẽ có 2 lựa chọnPrint: In tất cả các thư mời đang trộn raEdit individual letters: chỉnh sửa thêm tin tức cá nhânChúng ta nên chọn Option máy 2
Chọn All để sản xuất 1 tệp tin word gồm toàn bộ các thư
Và tác dụng mình gồm file word cất danh sách toàn bộ các thư của các khách mời
Bây giờ chúng ta cũng có thể chỉnh sửa thêm, sau đó lưu lại đến chắc, tiếp nối in ra cùng tiến hạnh giữ hộ thư nhé
