Do vậy, áp dụng được công cụ biện pháp trộn thư vào word 2010 để giúp đỡ bạn ngày tiết kiệm hàng ngàn giờ thao tác thay vì làm bằng tay thủ công như trước đây. Bên cạnh đó có thể vận dụng với những văn bạn dạng như: gửi bảng lương sản phẩm tháng, thông báo mời họp, thư cảm ơn…. Để có thể hoàn thành quy trình trộn thư bạn phải có 02 file tài liệu sau: - Văn bạn dạng gốc: nội dung văn phiên bản đã được soạn thảo sẵn và quăng quật trống những thông tin yêu cầu điền Ví dụ: thư mời, thư cảm ơn, giấy báo trúng tuyển, ko trúng tuyển, thư mời phỏng vấn, thư báo thầu….bỏ trống tên người nhận, đơn vị nhận, địa chỉ, điện thoại, ngày tháng năm sinh…. – dữ liệu gốc: thông tin dữ liệu cho mỗi cá nhân, mỗi đơn vị chức năng để điền vào các ô trống vào văn bạn dạng đã được soạn sẵn, và dữ liệu gốc này thường xuyên được trình bày dưới dạng bảng biểu đơn giản và dễ dàng như Table, Sheet của Excel.
Chọn thẻ Mailings > Start Mail Merge > Step by Step Mail Merge Wizard
Tiếp theo, thực hiện lần lượt theo các bước sau:
Xuất hiện cửa ngõ sổ New Address list, chọn Customize Columns
Tại hành lang cửa số Customize Address List, ta gồm thể thay đổi một số dữ liệu
· Add: Thêm trường
· Delete: Xóa những trường có sẵn
· Rename: Đổi thương hiệu trường tất cả sẵn
Sau đó chúng ta điền thông tin cơ bản, ví dụ như sau:
· New Entry: Thêm mẫu mới
· Delete Entry: Xóa dòng
Sau khi điền dứt thông tin, chọn OK, xuất hiện thêm cửa sổ bên dưới đây, để tên mang đến file rồi chọn Save
Sau đó, tại cửa sổ Mail Merge Recipients, chọn OK
Tiếp theo:
Chọn More items, lộ diện bảng Insert Merge Field, ta chọn Insert vào các mục đang thiết kế, ở đầu cuối sau lúc đã Insert vào địa điểm đúng, chọn Next: Preview your letters, ví như sau:
Cuối cùng, sau khoản thời gian đã chèn kết thúc như hình trên, ta tiếp tục chọn Next: Complete the merge
Tại thẻ Mailing > Finish & Merge > Edit Individual Documents > xuất hiện cửa sổ Merge khổng lồ New Document > All > OK
Thế là bạn đã có một loạt những mẫu giấy mời được thiết kế với giống nhau mà lại rất nhanh, huyết kiệm không hề ít thời gian.