Bạn đang xem: Cách làm mail merge trong word 2013
Bước 1: Bước chuẩn chỉnh bị
Bạn phải có một tệp tin Word cội soạn thảo size của bức thư mời. Đó hoàn toàn có thể là một tệp tin lưu sẵn trước đó hoặc một file vừa new soạn thảo.
Cái sản phẩm công nghệ hai là list khách mời bởi file Excel có đủ phần nhiều nội dung cần thiết để chèn vào bức thư mời.
Danh sách khách hàng mời đó đề xuất được viết bên dưới dạng bảng như hình dưới và tốt nhất là không kèm theo dòng văn bản nào nghỉ ngơi phía trên. Dòng thứ nhất phải thuộc dòng tiêu đề của bảng.
Bước 2: ban đầu Mail Merge
Bạn mở file Word ra, trong ribbon Mailing, tại mục Start Mail Merge, bạn hãy click mở Start Mail Merge rồi chọn cái Step-by-step Mail Merge Wizard
Bước 3: 6 bước trộn thư
Mail Merge sẽ sở hữu tất cả 6 bước để giúp các bạn trộn thư mặt hàng loạt.
Với bước trước tiên là chọn một số loại thư đã trộn, là dạng hình bức thư (Letters) hay vẻ bên ngoài tin nhắn mail (E-mail message)
Bấm Next nhằm tiếp tục.
Bước máy hai các bạn chọn file soạn thảo form mẫu cho bức thư mời.
- Use the current document: Là chọn file soạn thảo hiện tại đang mở.
- Start form a template: Là sẽ lựa chọn các mẫu có sẵn của Word.
- Start from existing document: chọn lựa một file soạn thảo đã lưu trong thiết bị tính.
Bấm Next nhằm tiếp tục.
Bước trang bị 3 các bạn chọn file danh sách Excel bắt buộc tạo thư mời.
Bấm vào Browse.
Chọn tệp tin danh sách.
Chọn Sheet đựng dữ liệu.
Bạn sẽ được xem trước toàn cục danh sách, bỏ dấu tích để sa thải những cái thương hiệu không ước ao đưa vào bức thư mời.
Sau khi thực hiện ngừng bấm OK nhằm xác nhận. Tiếp nối bấm Next để liên tục bước kế sau.
Xem thêm: Dàn Sao Pinocchio Sau 6 Năm: Đôi Chính Bị Bóc Phim Pinocchio Hàn Quốc Review
Bước thứ bốn bạn sửa chữa thay thế những vị trí cần chèn trường bằng cách click vào More items.
Insert Merge Field là bảng công dụng giúp chèn các trường thay mặt danh sách vào vào văn bạn dạng (giấy mời). Khi bật bảng này lên các các bạn sẽ hiểu ngay lập tức cách sử dụng vì nó chính là các tiêu đề của những cột trong danh sách.
Những vị trí tất cả chữ XX đã có thuthuattinhoc.vn bôi đỏ trông rất nổi bật để các bạn có thể thấy rõ chính là vị trí biến số chuyển đổi của hầu như tờ giấy mời mà lại thuthuattinhoc.vn sẽ nói làm việc trên.
Các chúng ta chèn các trường kia vào vị trí mê thích hợp, hoàn toàn có thể tham khảo ví dụ như trong hình ảnh dưới đây để sở hữu thêm ý tưởng.
Các ngôi trường được duy trì trong vệt > sẽ sở hữu định dạng giống các ký tự khác nên bạn có thể bôi đen, gạch chân, in nghiêng hay biến hóa những format khác.
Khi những thông tin vào bảng danh sách được chèn vào vào tờ giấy mời, chúng cũng sẽ được format y như vậy.
Sau khi chèn và sửa đổi xong, bạn liên tiếp bấm Next nhằm tiếp tục.
Bước thiết bị 5 là bước xem lại những bức thư mời, bạn có thể click chuột dấu >> để thấy tiếp các bức không giống nhau.
Bước này có thể giúp các bạn kịp thời vạc hiện những lỗi hoàn toàn có thể có khi chèn các trường đổi thay đổi.
Nếu thấy tất cả đều ổn, các bạn click vào Next để tiếp tục.
Bước 6 cũng là bước sau cùng trong 6 bước tạo thư hàng loạt. Gồm hai lựa chọn cho mình để xong đó là in giấy mời ra giấy hoặc lưu nó thành một file khác đựng hàng loạt các tờ giấy mời thường xuyên đã được triển khai trộn thư (Mail Merge).
Nếu bạn chọn cách xuất ra một file khác thì click vào Edit individual letters một bảng lựa chọn nhỏ tuổi sẽ lộ diện để bạn chọn:
- All: Xuất toàn bộ các giấy mời.
- Current record: Chỉ xuất tờ giấy mời đang hiển thị trên màn hình.
- From to: Xuất một trong những giấy mời khăng khăng theo viết số (Recipient) sẽ xem ở bước 5 phía trên.
Nếu chúng ta chọn Print, giao diện in sẽ lộ diện và bạn chỉ cần thực hiện quá trình in ấn như bình thường để in các tờ giấy mời đó ra.
Cảm ơn chúng ta đã theo dõi nội dung bài viết của thuthuattinhoc.vn về phong thái trộn thư (Mail Merge) để soạn thư 1 loạt trong Word nhanh chóng. Chúc chúng ta thực hiện tại thành công.
