Là một vào số những tính năng hỗ trợ người cần sử dụng rất nhiều, mặc dù mail merge lại không quá phổ biến. Vậy mail merge là gì và cách sử dụng mail merge trong những vấn đề của công việc hiện nay như thế nào? cùng hiendai.edu.vn hiendai.edu.vn tìm kiếm hiểu tức thì nhé!


Mail merge là gì?

Mailing merge là một tính năng chuyên sử dụng để soạn thảo một email dựa trên giao diện của nền tảng Microsoft word hoặc excel. Tính năng này chất nhận được người dùng gồm thể tạo ra nhiều bản sao của e-mail để gửi đến những địa chỉ không giống nhau.

Bạn đang xem: Cách làm mail merge trong word

*
Mail merge là gì?

Với tính năng này, bạn chỉ cần người dùng sở hữu một mẫu thư nhất định. Cùng với đó là một số thông tin khác nhau cơ bản như: tên, giới tính, nội dung yêu thương cầu của thư. Tính năng mail merge sẽ giúp bạn tất cả thể tự động gửi nội dung email một giải pháp nhanh gọn nhất.

Mail merge trong word là gì?

Chức năng mail merge vào Microsoft word là một chứng năng góp người dùng gồm thể tiết kiệm được thời gian lúc xử lý một mẫu văn bản đơn giản như: hợp đồng lao động, thư mời, thông báo… trong word. Chỉ cần người dùng tất cả mẫu template word sẵn từ trước, chức năng này sẽ giúp bạn dứt mọi việc một phương pháp dễ dàng chỉ trong thời gian rất ngắn.

Mail merge trong excel là gì?

Tính năng này vào excel được hiểu là phương pháp tự động nhập một dữ liệu từ bảng tính bên phía ngoài vào một văn bản thông thường. Từ đó người dùng có thể tạo ra được nhiều nội dung với các tính năng cá nhân hóa cao nhưng mà không phải tốn thừa nhiều thời gian mang đến việc soạn thảo văn bản.

Tuy nhiên, công cụ này thường được sử dụng ở vào MS word nhiều hơn. Cùng nếu như bạn muốn sử dụng chương trình này vào excel phải cần chăm chú những điều sau:

trong dải ô tính phải chứa dữ liệu cần nhập. Vào dải ô tính bất kỳ phải tất cả nội dung văn bản. Công thức để truy hỏi xuất dữ liệu tại ô tính buôn bán nháp hiện tại cần dựa bên trên hàm indirect. Sử dụng nhiều công thức không giống nhau để tạo ra bức thư hoàn chỉnh.

Cấu trúc mail merge

Để bao gồm thể bắt đầu phương pháp dùng mail merge, họ cần phải nắm rõ về cấu trúc của tính năng này ra sao. Cấu trục để tạo mail merge vào word và excel sẽ gồm những tin tức sau:

Nguồn gốc dữ liệu

Trong mục này, tùy từng nội dung và nguồn dữ liệu nhưng cũng cần phải gồm những tùy chỉnh nhằm thể hiện đúng nội dung sau khi đã tạo ra mặt hàng loại các thư điện tử không giống nhau từ tính năng. Những tin tức tùy chỉnh này thường là:

Họ tên, địa chỉ người nhận thư điện tử Tên những tổ chức, doanh nghiệp nhận mail merge

Trong các bức thư bao gồm dùng mail merge, tất cả các nguồn dữ liệu sẽ được trình bày theo một danh sawcsh cố định nhưng mà người cần sử dụng đã tạo sẵn. Các danh sách dữ liệu này có thể là:

Bản tổng hợp danh bạ người gửi Bản tính trong excel Một bảng tính được lập trong word những văn bản gồm cấu trúc phân chia dữ liệu rõ ràng…

Các nội dung cơ bản vào mail merge

Những nội dung cơ mà bạn thấy trong các email gồm sử dụng mailing merge về cơ bản cũng giống như những email bình thường không giống với những thông tin cơ bản như:

Họ tên, địa chỉ người gửi mail Họ tên, địa chỉ người nhận mail Nội dung bao gồm của lá thư điện tử…

Thông thường, những nội dung này sẽ được định vị với các vị trí đã tất cả và chỉ thể hiện các nội dung nắm đổi khi người sử dụng lấy nguồn dữ liệu từ một nơi mới.

Khi bạn đã kết hợp để đủ những nội dung cơ bản thuộc với nguồn dữ liệu thì word sẽ hỗ trợ bạn tạo ra những loạt thư mẫu một phương pháp hoàn chỉnh. Tuy nhiên nội dung cơ bản sẽ không giống nhau tùy thuộc vào những chỉnh sửa đến từ người dùng.

Cách sử dụng mail merge cơ bản vào word

Việc sử dụng mail merge hiện cũng rất đơn giản. Thậm chí kể cả việc bạn không tồn tại kiến thức về công nghệ cũng trọn vẹn có thể làm được. Tùy từng chương trình, bạn cần tuân theo các bước sau để tất cả cách tạo mail merge đến mình.

Bước 1: Mở một bản file word với nội dung đã có sẵn. Dịp này, bạn lựa chọn theo đường dẫn sau: Mailing -> Start mail merge -> Step by step mail merge wizard

*
Hướng dẫn sử dụng mail merge cơ bản

Bước 2: hôm nay màn hình sẽ hiển thị hộp “Select document type“. Bạn lựa chọn loại thư mà mình đang soạn thảo gồm:

Letter: Kiểu thư mời email messages: Email. Envelopes: Phong thư. Labels: Thư theo nhãn. Directory: Thư theo danh mục.
*
Lựa chọn loại thư cơ mà mình đang soạn thảo

Tiếp đến bạn nhấn vào chữ Next để tiếp tục bước tiếp theo.

Bước 3: lúc này bạn sẽ chọn mẫu thư để trộn văn bản, bao gồm:

Use the current document: Sử dụng mẫu thư bạn đang mở hiện tại. Start from a template: sử dụng mẫu thư khác trong Word(Trường hợp bạn chưa có mẫu thư nào) Start from existing document: Dùng những mẫu thư đã tất cả hoặc đã tạo được lưu trong Word nhưng hiện tại chưa mở.

Click chuột vào ô “Use the current document“. Sau đó chọn nút “Next select recipients

*
Click chuột vào ô use the current document

Bước 4: tìm ô chứa file dữ liệu dưới dạng excel. Sau đó click chọn “Open” để mở theo hình.

Xem thêm: Top 10 Loài Hoa Đà Lạt Đẹp Nhất Và Địa Điểm Ngắm Hoa Mới Nhất Tại Đà Lạt

*
tìm kiếm ô chứa file dữ liệu dưới dạng excel

Bước 5: thời gian này, giao diện màn hình hiển thị sẽ mở hộp thoại mail merge recipients, bạn click chọn mục “OK“.

*
Hộp thoại mail merge recipients

Bước 6: sau khoản thời gian hoàn thiện những công đoạn trên, bạn di chuyển con trỏ chuột tới vị trí cần chèn như ví dụ.

*
Di chuyển bé chuột tới vị trí cần chèn

Bước 7: sau khoản thời gian đã điền đầy đủ những thông tin nội dung cần thiết. Sản phẩm cuối cùng sẽ được như vào hình.

*
Kiểm tra sản phẩm cuối thuộc

Bước 8: Click chọn “Next: preview your letter” để kết thúc quá trình.

Cách sử dụng mail merge trong bảng excel

Thường để sử dụng tính năng mail merge thì Word sẽ được ưu tiên nhiều hơn. Để có thể chỉnh sửa được nội dung của các thư mail merge tại bản tính excel. Bạn cần phải sử dụng hàm text để có thể có được sự điều chỉnh các công cụ của excel.

Đối với hàm text, người dùng có thể dễ dàng cụ đổi các thông tin dữ liệu không giống nhau như ngày sịnh, họ tên quý phái một định dạng khác theo đúng như nguyện vọng của người dùng. Tuy nhiên, một điều hơi phức tạp của những thức này đó là bạn cần phải biết các code định dạng văn bản cho dù những đoạn code này tương đối giống với những dang mã được dùng ở chế độ custom number.

Lúc này, bạn cần đưa định dạng các ô tính chứa những công thức theo một kiểm định dạng khác nhau để khiến mang đến hệ thống hiểu rằng đây chỉ là định dạng văn bản bình thường. Vì chưng đó, nếu bạn bao gồm tùy chỉnh mail merger thì những thông tin cũng sẽ ko bị biến dạng cùng bức thư điện tử sẽ giữ nguyên được chất lượng của nó. Cùng với đó, các tùy chọn về fonts chữ, kích thước, màu sắc cũng sẽ không bị ráng đổi.

Trên đây là một số phân chia sẻ của hiendai.edu.vnhiendai.edu.vn về tính năng mail merge là gì? thuộc với đó là cách sử dụng mail merge cơ bản đến người dùng. Hy vọng qua bài xích viết, bạn sẽ biết được biện pháp thức sử dụng mail merge để gửi thư một cách lập cập nhất phục vụ cho những công việc khác biệt của mình cũng như của doanh nghiệp.

► Tất tần tật về kỹ năng văn phòng, bí mật giúp bạn xử lý những tình huống nơi công sở