nhiều người đang phải làm thông báo để thân tặng một list lớn nhân sự trong doanh nghiệp và nhiều người đang loay hoay lừng khừng làm nạm nào sửa chữa thay thế cho phương pháp làm bằng tay thủ công rất mất thời gian, vô cùng nhàm chán. Bạn mong muốn có một phương án để thực hiện công việc này một giải pháp nhanh nhất, tối ưu nhất cùng tiết kiệm thời gian nhất. Nhưng nếu không đọc bài viết này, các bạn sẽ vẫn bắt buộc làm bằng phương pháp bằng tay thôi. Để thực hiện một thông tin hoặc một văn bạn dạng có nội dung mang tính chất cố định và được nhờ cất hộ cho nhiều người, thì bạn cần sử dụng tác dụng trộn thư hay còn được gọi là trộn văn phiên bản trong ứng dụng microsoft word nhưng mà bạn hay được sử dụng hàng ngày. Bạn đang xem: Cách link từ excel sang word
bài viết này sẽ từng bước một hướng dẫn bạn phương pháp trộn văn bản văn bạn dạng có tính chất thắt chặt và cố định tới từng nhân sự có tài liệu được tổ chức trong tệp tin excel một cách nhanh nhất để giúp đỡ bạn xử lý bài toán không phải triển khai một cách bằng tay thủ công như được trình diễn ở trên.
Trộn thư (Mail Merge) là kỹ năng hữu ích vào Microsoft Word, kỹ năng này giúp cho bạn giảm thiểu thời gian khi xử lý các dạng chèn danh sách vào trong 1 mẫu cố định và thắt chặt như: thư mời, thông báo, thư cảm ơn, phiếu điểm…
bài xích toán nổi bật được chỉ dẫn ở đây là tạo các thông báo trả lương chậm trễ tới từng nhân viên trong công ty.
như vậy để triển khai trộn văn bản (trộn thư) nhằm mục đích mục đích tạo ra thông báo cho tổng thể nhân viên trong thời hạn nhanh nhất, ta sẽ thực hiện làm tuần trường đoản cú theo từng bước sau:
1. Bước 1: sẵn sàng file list nhân sự với file nội dung thông báo
bởi thế để xử lý bài toán này bằng phương thức trộn thư (trộn văn bản), ta phải khởi tạo một tệp tin word chứa cấu trúc và câu chữ của thông tin trả chậm rì rì lương, file còn sót lại chứa danh sách của toàn bộ nhân sự trong công ty mà các bạn cần tạo nên và gửi mang lại họ được tàng trữ dưới dạng tệp tin excel (xls hoặc xlsx). Chúng ta có thể theo dõi mẫu mã hai tệp tin này theo hình dưới đây:
Hình 1: chủng loại file Excel đựng danh sách nhân viên cấp dưới trong công ty
Hình 2: chủng loại file Word chứa nội dung thông tin cần gửi đến nhân viên
2. Bước 2: Sử dụng công dụng Mail Merger của word để bước đầu trộn văn bản
Để thực hiện bước này, bạn cần đảm bảo file excel chứa danh sách nhân viên trong công ty đã được đóng, lúc đó bạn mở tệp tin word đựng nội dung thông tin ra và kích lựa chọn Mailings (1) => Start Mail Merge (2) => Letters (3). Bạn thực hiện tuần tự theo các ô hình chữ nhật mầu đó được mô tả như hình minh họa dưới đây.
Hình 3: Bắt đầu trộn văn bản
3. Cách 3: chọn file Excel chứa dữ liệu danh sách nhân viên để gia công cơ sở trộn văn bản
Ở cách này chúng ta chọn Select Recipients (4) => User Exittings List…(5). Bạn tiến hành tương tự theo thứ tự như hình minh họa bên dưới.
Hình 4: Chọn file Excel chứa danh sách nhân viên
tiếp theo sau bạn chọn thư mục đựng file Excel danh sách nhân viên công ty bạn, trong trường hợp này Uy nhằm ngoài screen nên sẽ lựa chọn Desktop (6) => Chọn tệp tin Excel chứa danh sách nhân viên (7) => lựa chọn Open. Thực hiện như hình dưới.
Hình 5: Chọn file Excel chứa danh sách nhân viên (tiếp)
tiếp theo sau một hành lang cửa số mới hiện tại ra, bạn chọn sheet chứa danh sách nhân viên cấp dưới trong công ty bạn, ở chỗ này file Excel Uy tổ chức sheet 1 chứa list nhân viên, buộc phải ở cửa sổ này Uy chọn Sheet1$ như hình chữ nhật mầu đỏ số 9 sống hình dưới.
Hình 6: chọn File Excel chứa danh sách nhân viên (tiếp)
4. Cách 4: Chọn những dòng buộc phải lấy tài liệu để chèn vào tệp tin word văn bản thông báo
Ở bước này, các bạn chọn Edit Recipient List => vứt chọn những dòng đầu, chỉ chọn những dòng chứa dữ liệu cần đưa vào tệp tin Word nhưng thôi.
Trong cửa sổ mới mở ra, bạn kích chọn vào những ô ứng với sản phẩm công nghệ tự 11, 12 để hủy chọn bởi vì 2 chiếc này cất tiêu đề của bảng hoặc tài liệu ngoài bảng mà chưa phải là tài liệu cần lấy để mang vào thông báo. Dữ liệu lấy bắt đầu từ số thứ tự 1, chúng ta xem giống như như hình mặt dưới.
Hình 7: Chọn những dòng phải lấy dữ liệu để chèn vào file word nội dung thông báo
Bạn chăm chú các thương hiệu cột được hiển thị ứng với những số thứ tự mầu đỏ 13, 14, 15…các cột này tương ứng với những cột trong bảng dữ liệu dưới ở mẫu vẽ trên – những cột này được hotline là “Trường dữ liệu“, gắng thể: “DANH SÁCH NHÂN VIÊN” là tên cột “Stt”, F2 là tên cột của “Họ với tên”, F3 là tên cột của “Ngày mon năm sinh”…Bạn ghi nhớ đặt ở bước tiếp theo họ sẽ chèn tài liệu vào file word tự tên các trường tài liệu này.
sau thời điểm thực hiện tại xong, các bạn chọn Ok nhằm hoàn thành.
5. Bước 5: Chèn trường tài liệu từ file Excel vào câu chữ file word
Ở bước này, bạn đặt bé trỏ con chuột vào vị trí đề xuất chèn ngôi trường dữ liệu khớp ứng vào, trong bài toán này Uy triển khai tuần từ như sau:
+ Đặt nhỏ trỏ vào trước từ bỏ “Số: ” (Số thông báo) => Kích lựa chọn Insert Merge Field => chọn DANH_SÁCH_NHÂN_VIÊN (Nó chính là cột số máy tự vào bảng danh sách nhân viên cấp dưới đã được chú ý ở trên).
+ Làm giống như cho vấn đề chèn tên nhân viên vào trước từ bỏ “Kính gửi: Bạn ” => Kích chọn Insert Merge Field => chọn F2 (đây đó là cột Họ và tên);
+ Làm tương tự như cho vấn đề chèn Lý vày trả lờ đờ lương vào trước trường đoản cú “Nêu tại sao chậm lương: ” => Kích chọn Insert Merge Field => lựa chọn F8 (đây đó là cột Ghi chú vào bảng dữ liệu);
Bạn triển khai tương tự như hình dưới:
Hình 8: Chèn trường dữ liệu vào ngôn từ file word
6. Bước 6: Hiển thị hiệu quả và dịch rời giữa những nhân sự để sở hữu thông báo tương ứng
Để hiển thị tác dụng trộn thư (trộn văn bản) chúng ta đã làm cho ở các bước trên, chúng ta kích chuột vào hình tượng Preview Result (20), lúc đó thông báo sẽ hiển thị thông nội dung thông tin tới nhân sự đầu tiên trong danh sách. Để dịch chuyển giữa các nhân viên chúng ta kích loài chuột vào hình tượng có số sản phẩm công nghệ tự 21, 22 như hình dưới.
Đến đây bạn hoàn toàn có thể in ấn với gửi cho nhân viên trong công ty bạn rồi!
các bạn hãy tải file thực hành về trên đây: File thực hành thực tế trộn văn bản – password giải nén: hiendai.edu.vn
các bạn hãy theo dõi thường xuyên các nội dung bài viết trên hiendai.edu.vn để tiếp cận bài viết hướng dẫn bạn cách thức trộn văn bản và gửi tới cho nhân viên cấp dưới qua mặt đường mail mà không cần phải in phiên bản cứng cùng phát cho nhân viên.
